Konferencje branżowe są bardzo istotne w biznesie. Podczas takich eventów spotykają się najważniejsi przedstawiciele firm z danej dziedziny. Będąc organizatorem konferencji trzeba pamiętać o kilku elementach, by uczestnicy pozytywnie wspominali udział w przedsięwzięciu i pojawili się na nim ponownie w przyszłości.
Wcześniejsza informacja o terminie i temacie konferencji
Niezwykle ważne jest poinformowanie zainteresowanych o organizacji konferencji. Mail ze szczegółowymi danymi należy rozesłać do potencjalnych uczestników z wyprzedzeniem, by dać im czas do namysłu i zorganizowania sobie czasu wolnego na wyjazd. Warto przygotować dla uczestników broszurkę informacyjną z programem konferencji oraz mapką dojazdu do wyznaczonego miejsca spotkania. Organizując konferencję w hotelu należy upewnić się czy i gdzie są miejsca parkingowe, a następnie poinformować o tym gości.
Miejsce
Jeśli konferencja organizowana jest na wyjeździe, trzeba przygotować i zarezerwować odpowiedni hotel. Najlepiej jeśli sala konferencyjna znajduje się w ośrodku wypoczynkowym, by uczestnicy nie musieli dodatkowo się przemieszczać. Warto wybrać hotel, który ma odpowiednio wysoki standard, gwarantujący komfortowy pobyt uczestnikom. Wiele konferencji przygotowywanych jest w kurortach, co pozwala gościom na krótki odpoczynek. Organizatorzy chętnie korzystają z usług takich hoteli jak: Perła Południa, które oferują w pełni wyposażone sale konferencyjne – http://www.perlapoludnia.pl/sale-konferencyjne. Ważne jest to, by upewnić się, że w pomieszczeniu wystarczy miejsc dla wszystkich gości. Poza tym, sala musi mieć niezbędny sprzęt multimedialny (m.in.: projektor, nagłośnienie czy rzutnik). Dodatkowo, w sali powinna być mównica, albo scena, na której prezentowane będą wystąpienia.
Plan konferencji
Każdy uczestnik musi zostać poinformowany o planie konferencji. Należy unikać zmian i dodatkowych przerw w harmonogramie spotkania, bo jest to negatywnie odbierane przez gości. Poza tym, należy uwzględnić właściwą liczbę przerw pomiędzy wystąpieniami na kawę i poczęstunek. Uczestnicy powinni mieć możliwość krótkiego odpoczynku po wykładach. Bardzo dobrym pomysłem jest przygotowanie dla wszystkich materiałów szkoleniowych lub informacyjnych, a także akcesoriów papierniczych jak notesy i długopisy. Ponad to, trzeba zorganizować dla uczestników obiad, lunch, albo kolację. Konferencja trwa zazwyczaj cały dzień, a goście nie mogą być głodni.
Przygotowanie konferencji nie jest proste. Jest to przedsięwzięcie wymagające zagwarantowania gościom komfortowych warunków do pracy oraz miejsca na relaks i krótki odpoczynek po spotkaniu. Goście muszą być na bieżąco informowani o przebiegu i programie konferencji, ważne, by unikać niechcianych niespodzianek związanych np. z opóźnieniami w przemówieniach, albo awarią sprzętu.
grybow24.pl