W każdej firmie, urzędzie czy przedsiębiorstwie mamy do czynienia z wieloma formalnościami. Wypełnianie i przechowywanie dokumentów jest niezbędne, jednak zabiera bardzo wiele czasu i miejsca, co wiąże się z pewnymi kosztami.

Staje się to także coraz mniej wygodne, zwłaszcza w dobie Internetu, gdy zdążyliśmy już przyzwyczaić się do załatwiania różnych spraw online. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Jakie są zalety tego rozwiązania i czy warto je wybrać?

Oszczędność czasu i kosztów

Elektroniczny obieg dokumentów bez wątpienia przekłada się na znaczą oszczędność czasu. W ten sposób okres poświęcony na wypełnianie dokumentów skraca się nawet o 2/3. Oznacza to, że odzyskany czas można poświęcić na zupełnie inne czynności, dzięki czemu wzrośnie efektywność pracy, a co za tym idzie, także zyski. W związku z tym, że zostaje zminimalizowany nakład pracy, jaki jest potrzebny na codziennie wykonywanie zadań administracyjnych, można skupić się na osiągnięciu innych celów. Wielu specjalistów prognozuje, że elektroniczny obieg dokumentów wyprze tradycyjne dokumenty papierowe. Już teraz możemy się z nim spotkać w wielu jednostkach sektora publicznego oraz prywatnych przedsiębiorstwach. Na Zachodzie jest to powszechne, w Polsce to rozwiązanie dopiero raczkuje, można się jednak spodziewać jego znaczącego wzrostu. Papier w codziennej komunikacji już teraz odgrywa o wiele mniejszą rolę. Usprawnienie narzędzi służących do zarządzania dokumentami, a także ich obiegiem elektronicznym, tylko się do tego procesu przyczyni. Dzięki temu stanie się on dostępny dla szerszego grona odbiorców.

Co można zyskać dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów?

Wspomniano już, że pozwala on zaoszczędzić nawet 70% czasu. To jednak nie wszystko. Poza zmniejszonymi kosztami, istotne będą także czynniki niewymierne. W praktyce oznacza to, że poprawi się przepływ informacji pomiędzy pracownikami. Utrzymanie porządku w dokumentacji stanie się o wiele prostsze, każda osoba uprawniona będzie mieć do niej dostęp w dowolnym czasie. Wystarczy, że zaloguje się do danego systemu. Tym samym codzienna praca stanie się znacznie usprawniona. Elektroniczny obieg dokumentów nie wymaga zużywania papiery, jest więc proekologiczny, co w dzisiejszych czasach ma bardzo duże znaczenie. Brak papieru to brak potrzeby drukowania, skanowania i utrzymywania archiwów. Zniwelowane zostaną więc kosztu obsługi urządzeń drukujących czy przechowywania dokumentów.

Gdzie sprawdzi się elektroniczny obieg dokumentów?

Tego rodzaju rozwiązanie doskonale sprawdzi się szczególnie w firmach, które charakteryzują się rozproszoną strukturą. Co to właściwie oznacza? O rozproszonej strukturze można mówić, gdy część pracowników pracuje zdalnie bądź firma posiada oddziały w różnych miejscach, a potrzebuje stałego kontaktu z wieloma działami. Wydaje się również, że odpowiednim miejscem na jego zastosowanie będzie sektor publiczny.

fot. nadesłane